1. Solicita acceso y reunión inicial
AulaPermanente no es un autoservicio. Cada nuevo cliente comienza con una reunión inicial en la que entendemos tu actividad, número de empleados, distribución por centros de trabajo y necesidades formativas concretas. En esta llamada te confirmamos qué itinerarios sectoriales aplican, qué cursos son obligatorios para cada puesto y cómo articular el plan formativo anual.
Tras la reunión recibirás una propuesta económica clara, sin sorpresas, basada en el número de licencias activas que prevés utilizar al año. Si la aceptas, firmamos el contrato de prestación de servicios y el contrato de encargado de tratamiento (DPA) exigido por el RGPD, y arrancamos el onboarding.
2. Configuramos tu portal con tu marca
En 24-48 horas activamos tu entorno multiempresa con la URL de acceso de tu organización, tu logotipo, paleta de color corporativa, fondo personalizado en la pantalla de login y, si lo deseas, un subdominio dedicado. Configuramos también las delegaciones, departamentos o centros de trabajo que necesites, y damos de alta a los responsables de prevención y RRHH con sus permisos correspondientes.
Activamos el catálogo formativo que corresponda a tu sector y configuramos las plantillas de diploma con tu marca, incluyendo la firma del responsable, los datos legales de la empresa y el código QR de verificación pública.
3. Importamos tu plantilla
Te enviamos una plantilla Excel preparada con los campos obligatorios (nombre, apellidos, NIF/NIE, email, puesto, centro de trabajo). La plataforma valida automáticamente los NIF/NIE para evitar errores que invaliden los certificados, y crea las cuentas de los alumnos enviando un email de bienvenida con instrucciones de primer acceso.
Si dispones de un sistema RRHH (SAP SuccessFactors, Sage, Cegid, A3 Equipo, Personio…) podemos integrar la sincronización vía API REST para que las altas y bajas se reflejen automáticamente en la plataforma sin intervención manual.
4. Asigna licencias y forma a tu equipo
Desde el dashboard del administrador asignas con un clic las licencias formativas a cada empleado, individualmente o en lote, eligiendo el curso del catálogo que corresponde a su puesto. El alumno recibe un email con el enlace y dispone de un plazo configurable (habitualmente 30 o 60 días) para completar la formación.
El alumno accede desde cualquier dispositivo, retoma la formación donde la dejó y dispone de recursos descargables, vídeos, simulaciones e interacciones. La plataforma registra el tiempo real de conexión, los avances por unidad y los intentos de examen, dejando una traza inmutable que será la prueba ante la Inspección de Trabajo.
5. Certificación y verificación pública
Al superar el examen final con la nota mínima exigida, AulaPermanente genera automáticamente el diploma en PDF con la marca de tu empresa, los contenidos del curso, las horas lectivas, la fecha de superación y un código QR único. El alumno recibe el diploma por email y queda almacenado en su expediente digital.
Cualquier persona —cliente, auditor, coordinador de seguridad y salud o la propia Inspección de Trabajo— puede comprobar la autenticidad del certificado escaneando el QR o accediendo a /verificar-certificado. La verificación es pública, gratuita y no requiere cuenta.
6. Renovación continua y avisos automáticos
La formación PRL caduca: en construcción y metal cada 3 años, en muchos puestos sanitarios anualmente, y en otros casos según el plan de prevención de tu empresa. La plataforma calcula automáticamente las fechas de caducidad y envía avisos por email a 60, 30 y 7 días tanto al alumno como al responsable de RRHH. Con un clic se asigna el curso de reciclaje y se evita la laguna formativa.
Además, cada inicio de año generamos contigo el plan formativo anual con los reciclajes obligatorios, las altas previstas y los nuevos itinerarios derivados de cambios normativos.
Tiempos reales de implantación
- Día 0: reunión inicial y propuesta.
- Día 1-2: firma del contrato y DPA.
- Día 3-4: configuración del portal con tu marca y catálogo.
- Día 5-7: importación de la plantilla y formación al administrador.
- Día 7+: primera asignación de licencias y arranque formativo.
El equipo de onboarding te acompaña durante las primeras 4 semanas hasta que la operación esté completamente autónoma.